Recursos
El inventario de lo que tienes instalado en casa de cada cliente: qué equipo, con qué número de serie, desde cuándo y hasta cuándo tiene garantía.
«¿Qué modelo tiene usted instalado?»
Es la primera pregunta de cualquier llamada de soporte técnico, y es una pregunta que no debería existir.
Se lo vendiste tú. Lo instaló tu técnico. Está en una factura que emitiste. Y sin embargo, cuando el cliente llama, hay que preguntárselo a él, que casi nunca lo sabe, o buscar en las facturas de los últimos cinco años a ver cuál era.
La información existe repartida en tres sitios —la factura dice qué se vendió, el albarán dice cuándo, el parte de trabajo dice quién lo instaló— y en ninguno de ellos está en forma de inventario consultable.
El módulo de Recursos es ese inventario: cada unidad concreta que está en manos de un cliente, con su número de serie, sus fechas y su historial.
Producto y recurso no son lo mismo
Es la distinción que hay que entender antes de nada:
| Producto | Recurso | |
|---|---|---|
| Qué es | El modelo del catálogo | El ejemplar concreto |
| Cuántos hay | Uno por referencia | Uno por unidad vendida |
| Responde a | ¿Qué vendemos y a qué precio? | ¿Qué hay instalado y dónde? |
| Ejemplo | Caldera modelo X | La caldera con número de serie 8802, en casa de este cliente desde marzo |
Si has vendido cuarenta unidades de ese modelo, hay un producto y cuarenta recursos. Y esos cuarenta son los que permiten responder a cualquier pregunta útil de posventa.
Lo que guarda cada unidad
- Nombre y número propio, y el producto del catálogo al que corresponde.
- Número de serie, que es el dato por el que se busca de verdad.
- El cliente que lo adquirió.
- Fecha de venta y fecha de puesta en servicio, por separado.
- La referencia de la factura de origen.
- Etiquetado interno, si manejáis vuestra propia numeración.
- Forma de envío y número de seguimiento, para el material que se manda.
- Estado: en servicio o fuera de servicio.
- Notas con lo que haya que recordar de ese ejemplar.
Dos fechas, y la diferencia entre ellas
Que la fecha de venta y la de puesta en servicio sean campos distintos parece un detalle contable y es el origen de la mitad de las discusiones de garantía.
Se factura en diciembre y se instala en marzo. La garantía cuenta, casi siempre, desde la instalación. Cuando aparece una avería al final del periodo cubierto, esos tres meses son exactamente lo que se discute, y quien tenga las dos fechas registradas gana la conversación sin tensarla.
De inventario a acción comercial
Un inventario que solo se consulta cuando hay una avería aprovecha la mitad de su valor. Como los recursos son datos filtrables, salen de ahí las listas que se convierten en trabajo:
- Garantías que vencen en los próximos noventa días. La ocasión de ofrecer la extensión o el contrato de mantenimiento antes de que el cliente quede descubierto.
- Equipos con más de X años instalados. No es un dato: es una campaña de renovación con nombres y direcciones.
- Clientes con una sola unidad de una gama. La lista de ampliaciones naturales.
- Recursos con varias incidencias. El ejemplar problemático, que conviene detectar antes de que el cliente pierda la paciencia.
Ese primer punto merece énfasis porque es el que más ingresos recurrentes genera: sin inventario, la garantía se recuerda el día que el cliente reclama, que es el peor momento posible para hablar de una extensión.
El historial va al ejemplar, no solo al cliente
Una incidencia puede referirse a un recurso concreto. Y esa precisión cambia lo que se puede saber.
«Este cliente ha llamado tres veces» es una queja. «Esta máquina ha dado tres averías» es un diagnóstico, y lleva a una decisión distinta: sustituir la unidad en lugar de repararla otra vez, o revisar el lote al que pertenece por si el problema es de serie.
Los retirados no se borran
Cuando una unidad se sustituye o se da de baja, se marca como fuera de servicio en lugar de eliminarse. Conservarla mantiene el historial completo de lo que ha habido en ese cliente, que es lo que hace falta para entender una reclamación o para preparar una renovación con argumentos.
No solo lo vendido
El módulo sirve igual para lo que no se ha vendido pero está fuera: material en depósito, en alquiler, en préstamo o en demostración.
Registrarlo con su cliente y sus fechas es la única forma práctica de saber dónde está cada unidad cedida. El material de demostración que nadie controla se pierde, y no se pierde de golpe: desaparece de uno en uno durante tres años.
Encontrar por el número de la etiqueta
El técnico está delante del equipo y lo único que tiene es el número de serie de la pegatina. Con la búsqueda rápida configurada para incluir ese campo, escribirlo lleva directamente al recurso, su cliente, su garantía y su historial de intervenciones.
Es el momento en que este módulo se paga solo, y depende de un detalle de configuración de dos minutos.
Un mismo mecanismo para muchos equipos
Servicio técnico
No pregunta el modelo
Sabe qué equipo tiene el cliente, desde cuándo, si está en garantía y qué averías ha dado antes.
Comercial
Renueva a tiempo
La lista de garantías por vencer y de equipos antiguos es una campaña con nombres, no una estimación.
Logística
Controla lo cedido
El material en depósito, alquiler o demostración está registrado con su ubicación y sus fechas.
Lo que te ahorra
Cada llamada que empieza preguntando el modelo cuesta minutos y transmite que no llevas la cuenta de lo que has vendido. Cada garantía que se descubre vencida el día de la avería es una discusión, y a veces una reparación regalada.
Y el coste mayor es la oportunidad que no se ve: una base instalada sin inventariar es una cartera de renovaciones que nadie puede trabajar porque nadie sabe qué contiene. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades.
Preguntas frecuentes sobre los Recursos
Una unidad concreta de un producto que está en manos de un cliente: no el modelo de máquina que vendes, sino la máquina con número de serie que instalaste en una dirección concreta el año pasado. El catálogo dice qué vendes; los recursos dicen qué hay puesto, dónde y desde cuándo.
Módulos relacionados
- Productos: el catálogo del que cada recurso es un ejemplar concreto.
- Ticketing e Incidencias: las averías, enlazadas al equipo y no solo al cliente.
- Contratos de Servicio: el mantenimiento que cubre la base instalada.
- Búsqueda Rápida: localizar el equipo por su número de serie.
- Facturas: el documento de origen que fecha la venta.
Sabe qué tiene puesto cada cliente
En una demo montamos el inventario de tu base instalada: qué equipos registras, qué datos necesitas de cada uno y cómo se enlazan con las intervenciones y las garantías.
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