Firma Digitalizada
Envía a firmar el documento que acabas de generar y recibe el PDF firmado de vuelta en la ficha del cliente, sin imprimir, escanear ni esperar un mensajero.
La firma es el punto donde se enfrían las ventas
El presupuesto está aceptado de palabra. Solo falta la firma. Y entonces empieza el circuito: se imprime, se manda por correo o se lleva en mano, el cliente lo deja encima de una mesa, lo firma cuando se acuerda, busca quién se lo escanea, y lo devuelve tres semanas después. O no lo devuelve, porque en esas tres semanas alguien le hizo otra oferta.
No es un problema de burocracia: es un problema de tiempo muerto en el peor momento posible. La operación estaba ganada y se pierde en el trámite.
La Firma Digitalizada convierte esas tres semanas en cinco minutos. El documento sale del CRM, el cliente lo firma en el móvil, y el PDF firmado vuelve a su ficha.
El circuito completo, sin salir del registro
- Se genera el documento con su plantilla de PDF, con los datos del registro ya rellenos.
- Se previsualiza, para comprobar que lo que va a firmar el cliente es lo correcto.
- Se eligen los destinatarios y se añade el mensaje que acompañará al envío.
- Sale el correo con el enlace privado.
- El cliente revisa y firma.
- El PDF firmado vuelve al CRM, enlazado al registro, y se envía por correo a los firmantes.
Ningún paso exige salir del CRM ni cambiar de herramienta, y el documento que se firma es exactamente el que hay en el sistema.
Lo que ve el cliente: leer, firmar, hecho
Recibe un correo que dice que le has enviado un documento para su revisión y firma. Pulsa el enlace y se abre el documento completo, para leerlo de verdad y no para aceptar a ciegas. Debajo, el espacio para firmar.
Firma con el dedo en la pantalla del móvil, igual que en el albarán de una mensajería. Confirma. Y aparece la pantalla de documento completado, con la opción de ver y descargar el PDF ya firmado.
Sin registrarse. Sin contraseñas. Sin instalar nada. Esa lista de ausencias es lo que hace que la firma llegue el mismo día, porque elimina todas las excusas razonables para aplazarla.
Varias firmas en el mismo documento
Un documento puede necesitar más de una firma: el cliente y el responsable de la obra, las dos partes de un contrato, el titular y el autorizado.
Cada firmante recibe su propio enlace y el documento recoge todas las firmas. Es lo que evita el circuito en cadena, donde el documento va de una persona a otra y se detiene en la primera que se va de vacaciones.
Lo que queda registrado
| Se guarda | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de identificación y referencia | Citar el documento sin ambigüedad |
| Plantilla e idioma usados | Saber sobre qué versión del texto se firmó |
| Registro de origen | Volver al presupuesto o contrato que lo generó |
| Fecha de envío y fecha de firma | Medir cuánto tarda cada cliente y cada tipo de documento |
| Estado | Ver de un vistazo qué está pendiente de firmar |
| PDF firmado | La copia archivada en la ficha del cliente |
Ese estado, filtrado, da la vista más útil del módulo: documentos enviados y sin firmar, ordenados por antigüedad. Es una lista de llamadas pendientes, no un informe.
Firma digitalizada, no firma cualificada
Esto recoge el trazo del firmante sobre el documento y registra el envío, el acceso y el momento de la firma, con el PDF resultante archivado en el CRM. Para actos que la ley exija formalizar con un certificado cualificado o un sello de tiempo reconocido, lo que corresponde es un servicio de firma cualificada. Para el uso comercial cotidiano —aceptar un presupuesto, conformar un servicio, autorizar una intervención— resuelve el circuito completo.
Que se envíe solo
Con una automatización el circuito arranca sin que nadie pulse nada:
- Al pasar una oportunidad a cierre, se genera el contrato y sale a firmar.
- Al aprobarse un presupuesto, se envía la aceptación.
- Al cerrarse una intervención, se manda el acta de conformidad al cliente el mismo día, cuando el trabajo está fresco y la firma cuesta menos.
Ese último caso es el que más discusiones evita a posteriori: una conformidad firmada el día del servicio vale mucho más que una reclamada un mes después.
Un mismo mecanismo para muchos equipos
Comercial
Cierra en el día
El presupuesto aceptado de palabra se firma en la misma reunión, desde el móvil del cliente.
Servicio técnico
Conforma en obra
El acta se firma al terminar la intervención, cuando el cliente tiene el trabajo delante.
Administración
Encuentra el firmado
El PDF con la firma está en la ficha del cliente, no en un archivador ni en un correo de hace ocho meses.
Lo que te ahorra
El coste del circuito en papel se paga tres veces: en materiales y mensajería, en el tiempo de perseguir la devolución, y en las operaciones que se caen durante la espera. La tercera es la caras y la que nadie contabiliza.
Con la firma dentro del CRM, el documento se genera, se firma y se archiva en el mismo sistema donde está el cliente. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades: sin servicio de firma aparte y sin coste por documento.
Preguntas frecuentes sobre la Firma Digitalizada
Desde el registro del CRM generas el documento con su plantilla y lo envías a firmar. El destinatario recibe un correo con un enlace privado, abre el documento, lo revisa, firma con el dedo o el ratón y confirma. El PDF firmado se guarda y vuelve al CRM, enlazado al registro que lo originó. Nadie imprime, nadie escanea y nadie tiene que instalar nada.
Módulos relacionados
- PDF Maker: la plantilla que genera el documento que se va a firmar.
- Presupuestos: el documento que más se envía a firmar y el que más se enfría esperando.
- Flujos de trabajo: el disparo automático del circuito al cumplirse una condición.
- Centro Documental: el archivo donde queda el PDF firmado, ligado a su cliente.
- Email Maker: la plantilla del correo con el que sale la petición de firma.
Cierra la venta antes de que se enfríe
En una demo cogemos tu presupuesto o tu contrato y montamos el circuito completo: se genera, se envía a firmar, el cliente firma desde el móvil y el PDF firmado vuelve a su ficha.
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