Alertas Condicionales en OpenCRM

Las alertas condicionales de OpenCRM permiten configurar notificaciones automáticas que se activan cuando los datos de un registro cumplen unas condiciones definidas previamente. Es una herramienta clave para mantener la base de datos limpia y los procesos bajo control sin necesidad de revisiones manuales constantes.

¿En qué módulos funcionan?

Las alertas condicionales pueden configurarse en los principales módulos del CRM:

• Oportunidades: alertar cuando una oportunidad lleva demasiado tiempo en la misma fase.
• Cuentas: detectar cuentas sin actividad reciente o con datos incompletos.
• Contactos: identificar contactos sin email o teléfono registrado.
• Activos: notificar cuando un activo está próximo a su fecha de vencimiento o renovación.
• Casos: alertar cuando un caso supera el tiempo de resolución establecido en el SLA.

¿Cómo se configuran?

1. Define la condición o conjunto de condiciones que deben cumplirse.
2. Establece el mensaje de alerta personalizado.
3. Indica los destinatarios de la notificación (usuario asignado, responsable, equipo).
4. Determina la frecuencia de comprobación (diaria, semanal, en tiempo real).

Beneficios principales

• Elimina revisiones manuales: el sistema comprueba automáticamente las condiciones y notifica cuando es necesario actuar.
• Prevención de errores: detecta datos incongruentes o campos obligatorios vacíos antes de que generen problemas.
• Calidad del dato: mantiene la base de datos limpia y completa de forma proactiva.
• Respuesta rápida: el equipo recibe la alerta en el momento en que se cumple la condición, no cuando alguien decide revisarlo.

Ejemplo práctico

Configura una alerta que notifique al responsable comercial cuando una oportunidad en fase “Propuesta enviada” lleva más de 15 días sin actividad registrada. Así ninguna oportunidad cae en el olvido.