Importación/Exportación Excel
Sube listas y actualizaciones masivas desde una hoja de cálculo, con control de duplicados y la posibilidad de deshacer la última importación.
La importación no es solo para el primer día
Todo el mundo asocia importar datos al arranque: la carga inicial, el volcado del sistema anterior, la semana de poner el CRM en marcha.
Y luego resulta que la importación se usa cada mes. La lista de doscientos contactos de una feria. La tarifa nueva del proveedor con cuatrocientas referencias. La actualización de un campo en toda la cartera porque cambió la clasificación de sectores. El fichero que manda un colaborador con los clientes que ha captado.
Esas tareas se hacen a mano en muchas empresas —una tarde de teclear— porque la importación tiene mala fama. Y la tiene por un motivo concreto: en la mayoría de los sistemas, si sale mal no se puede deshacer.
Se puede deshacer
Empecemos por el final, porque es lo que cambia la forma de trabajar: la última importación se puede revertir.
Eso convierte una operación arriesgada en una operación normal. Si el mapeo estaba mal, si el fichero traía la columna de precios desplazada una posición, si el proveedor había cambiado el formato sin avisar: se deshace y se repite. En lugar de localizar seiscientos registros mal escritos y corregirlos uno a uno, o restaurar una copia de seguridad y perder el trabajo del día.
Sabiendo que hay marcha atrás, la importación deja de ser algo que solo hace el administrador con miedo.
Los tres pasos
1. Definición. Se elige el módulo y el fichero, y se indican las características del archivo: si tiene fila de encabezados, el delimitador —coma o punto y coma— y la codificación de caracteres.
Ese último punto merece una nota, porque es la causa de casi todas las importaciones con acentos convertidos en símbolos raros. Cuesta un desplegable y se salta todo el mundo, sobre todo cuando el fichero viene de otra herramienta.
2. Procesamiento. Se mapean las columnas con los campos del CRM. La pantalla muestra el encabezado y una fila de ejemplo junto al campo de destino, para poder comprobar que lo que se va a escribir es lo correcto y no lo que parecía por el nombre de la columna. Se pueden fijar valores por defecto para los campos que el fichero no traiga.
3. Resultados. El desglose de lo que ha pasado.
Guarda el mapeo y no lo repitas
El mapeo se puede guardar con un nombre y reutilizarse.
Es la diferencia entre una tarea de veinte minutos cada trimestre y una de dos. Si la tarifa del proveedor llega siempre con las mismas columnas, se configura una vez; las siguientes es elegir el fichero y el mapeo guardado.
Duplicados: tres respuestas, y una es mejor que las otras
Se eligen los campos por los que se comprueba si un registro ya existe —el correo, el NIF, el código de referencia— y qué hacer cuando coincide:
| Método | Qué hace | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Omitir | Deja el registro del CRM intacto | Cuando el fichero es menos fiable que tus datos |
| Sobrescribir | Reemplaza con los datos del fichero | Cuando el fichero es la fuente oficial, como una tarifa |
| Combinar | Rellena solo lo que estaba vacío | Cuando quieres enriquecer sin perder nada |
Combinar es la que menos daño hace y la que casi nadie usa. Sobrescribir con un fichero incompleto es la forma más habitual de borrar información buena: la columna vacía del Excel machaca el teléfono que alguien había averiguado hace dos años.
Piensa si quieres que salten las automatizaciones
Se puede elegir si la importación dispara los flujos de trabajo. Y conviene decidirlo antes: importar cuatrocientos potenciales con las automatizaciones activas envía cuatrocientos correos de bienvenida. Para una carga inicial suele interesar desactivarlas; para una entrada real de leads, mantenerlas.
Mira el resultado antes de dar nada por bueno
Al terminar, el desglose dice cuántos registros se han creado, sobrescrito, combinado, omitido y fallado, con el detalle de los fallos.
Ese informe hay que leerlo, porque una importación que termina sin errores no es lo mismo que una importación que ha hecho lo que querías. Si esperabas doscientos creados y hay ciento noventa omitidos, el proceso funcionó perfectamente y el resultado es el contrario del deseado.
Las importaciones de cierto volumen se procesan en segundo plano con aviso por correo al terminar, de modo que una carga de miles de registros no bloquea la pantalla.
Exportar lo que ves
En la otra dirección, cualquier módulo se exporta a hoja de cálculo, decidiendo dos cosas:
- Qué registros: los seleccionados a mano o todos los que cumplen el filtro activo.
- Qué columnas: todas las del módulo o solo las de la vista que estás mirando.
La segunda opción es la que se usa de verdad. Preparas la vista con las columnas y el orden que necesitas, la revisas en pantalla, y exportas exactamente eso. Sin depurar después una hoja con ochenta columnas de las que sobran setenta.
Y cuándo no exportar
Conviene decirlo porque ahorra trabajo: si el mismo listado se exporta cada mes para hacer el mismo cálculo, eso no es una exportación, es un informe que nadie ha creado.
La exportación es para lo puntual: entregar datos a alguien de fuera, cruzar con un fichero de otra herramienta, un cálculo que no merece montarse. Para lo recurrente, un informe o un panel se hace una vez y no hay que rehacerlo.
Un mismo mecanismo para muchos equipos
Marketing
Sube la feria el lunes
Doscientas tarjetas entran como potenciales con su origen puesto, repartidas y listas para trabajar.
Compras
Actualiza la tarifa
El fichero del proveedor sobrescribe los precios con un mapeo guardado, en dos minutos y reversible.
Administración
Entrega lo que piden
Exporta la vista ya filtrada con sus columnas, sin depurar después una hoja con lo que sobra.
Lo que te ahorra
Teclear doscientos registros es una tarde. Teclearlos mal —porque a la fila ciento cuarenta ya nadie mira— es un problema que aparece meses después y cuesta mucho más de arreglar.
Con importación reversible y mapeos guardados, mover datos deja de ser un proyecto y pasa a ser una tarea. Está incluido en OpenCRM, como el resto de las funcionalidades.
Preguntas frecuentes sobre la Importación y Exportación
Listas de registros a cualquier módulo del CRM desde una hoja de cálculo o un fichero de texto separado: clientes, contactos, potenciales, productos, precios. Se usa tanto para la carga inicial al arrancar como para el trabajo corriente de después, que es donde más se utiliza: la lista de una feria, la tarifa nueva del proveedor, una actualización masiva de un campo.
Módulos relacionados
- Potenciales: el destino más habitual de una lista importada.
- Productos: las tarifas que se actualizan por fichero cada temporada.
- Informes y paneles: la alternativa correcta a exportar lo mismo cada mes.
- Flujos de trabajo: lo que conviene decidir si debe dispararse durante una carga.
- Cuentas y Contactos: las actualizaciones masivas de cartera.
Sube tus datos sin miedo a romper nada
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